En esta ocasión me llena de satisfacción compartir la importancia en el diseño de todo tipo de protocolos al interior de tu empresa o negocio. No por ello menos importante los protocolos para todo tipo de procesos personales como la administración de las tareas compartidas y no compartidas del hogar, a manera de ejemplo. Sin embargo, para la presente publicación nos centraremos primordialmente en protocolos de proveeduría con la invitación a que indagues un poco en otro tipo de protocolos que te pueden ser de gran utilidad en tus procesos administrativos y lo más importante, para prevenir situaciones adversas, con los cuales darás mayor protección a tu patrimonio empresarial; tal sería el caso de procesos de contratación de personal, procesos de inicio y terminación de relaciones laborales, procesos de producción por supuesto, procesos relacionados a marketing, entre otros.
Ahora bien, entrando en materia de protocolo de proveeduría, resulta relevante identificar que un proveedor puede ser toda aquella persona física o moral, que se encuentre o no dentro de la formalidad legal y fiscal, es decir, emite facturas o no; te cotiza con o sin algún tipo de contrato, sin embargo, al cual le compras cualquier tipo de producto o servicio.
Por tanto, atiende lo siguiente a fin de que tengas mapeado y diseñes tu protocolo de contratación de proveeduría:
1.- Identifica la forma jurídica que maneja el proveedor, en cada caso.
2.- Formaliza la relación comercial a través del contrato propio para ello.
3.- Solicita información básica con la cual tengas ubicado el establecimiento de cada uno de tus proveedores.
4.- Formaliza los pedidos o servicios que contrates con cada uno de tus proveedores.
5.- Diseña la hoja de ruta de todo el procedimiento, desde la cotización hasta la conclusión del servicio o entrega del producto.
6.- Aterriza las garantías en cada caso.
7.- Importante verificar que tus proveedores estén alineados con cumplimiento normativo en materia de recursos humanos.
8.- Verifica casos de “verdadero” outsourcing, de acuerdo con tus necesidades; a fin de evitar caer en responsabilidades laborales ajenas a tu empresa o negocio. El outsourcing no está prohibido, simplemente hay que saber emplearlo.
9.- Solicita asesoría legal y contable especializada para cada caso.
10.- Evita utilizar “machotes” bajados de la web. No dudes en invertir en especialistas calificados.
Más vale prevenir que lamentar.
Mtra. Yolanda Sánchez Zaldívar
Abogacía Preventiva